РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ

 ГУ    «ОТДЕЛ ЗАНЯТОСТИ И СОЦИАЛЬНЫХ ПРОГРАММ

г. БАЛХАША»

1  Общие положения

1.1 Государственное учреждение «Отдел занятости и социальных программ  г. Балхаша»

 (далее – ГУ) обеспечивает проведение общегосударственной политики  в сфере занятости и социальной защиты населения.

1.2 Деятельность ГУ регулируется Конституцией Республики Казахстан, Законами Республики Казахстан, нормативными актами Президента, Правительства Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан и настоящим Регламентом.

1.3  ГУ обеспечивает взаимодействие с государственными учреждениями города Балхаша в пределах своей компетенции.

1.4  Ответственность за организацию, планирование работы, ведение делопроизводства, контроль за исполнением, учетом, сохранностью и своевременным прохождением документов в ГУ возлагается на начальника.

1.5  Служебная переписка с учреждениями ведется на государственном и русском языках.

1.6  Порядок работы, установленный настоящим Регламентом, обязателен для всех сотрудников ГУ.

2  Планирование работы ГУ

2.1 Работа ГУ строится на плановой основе. Перспективные планы составляются на один год. Специалисты ГУ за месяц до формирования плана начальником ГУ вносят свои предложения по плану работы. Окончательный вариант плана согласовывается с курирующим заместителем акима. 

2.2 В плане работы ГУ предусматривают изучение вопросов, подготовку их на заседания акимата города, проверку хода выполнения Законов РК, актов Президента и Правительства РК, решений и распоряжений вышестоящих органов.

2. 3 План работы утверждается руководителем отдела.

2. 4 Регламент совещаний:

- ежедневно в 17-00 часов у начальника ГУ заслушиваются сведения о проделанной работе специалистами ГУ.

2.5 Распределение обязанностей между сотрудниками ГУ, взаимозаменяемость утверждается приказом начальника ГУ. Положение о ГУ утверждается Постановлением Акимата города Балхаш. Распределение функциональных обязанностей сотрудников и должностные инструкции сотрудников ГУ утверждается начальником ГУ. Функциональные обязанности начальника ГУ определяется в должностных инструкциях, утвержденных акимом города Балхаш.

2.6 Прием граждан по личным вопросам начальником ГУ осуществляется согласно утвержденному графику.

2.7 Ответ на документы деловой корреспонденции и обращения предоставляется на подпись начальнику ГУ исполнителем до 17-00 часов дня.

2.8 Все письма, информации, справки, ответы и т.п. корреспонденция должны иметь визу исполнителя, по принадлежности вопроса.

2.9 Визирование или подпись проектов постановлений, распоряжений и ответов на письма  начальником ГУ должно производиться в срок не более одного рабочего дня.

2.10 Контрольные задания, поручения и письма, полученные по электронной почте, в виде телефонограммы должны исполняться в срочном порядке соответствующими исполнителями. Контроль своевременности выполнения данной работы обеспечивает начальник ГУ.

2.11 Вновь принимаемых работников знакомят под роспись с настоящим Регламентом и другими документами, регламентирующими деятельность ГУ.

2.12 Служебные разговоры с аппаратом акима города и его структурными подразделениями, вышестоящими органами сотрудники ГУ должны осуществлять только через телефоны начальника ГУ. Звонить на сотовые телефоны разрешается только начальнику ГУ в рамках установленного лимита.

2.13 Одежда сотрудников ГУ должна соответствовать общепринятому служебному этикету государственных служащих.

2.14 Все сотрудники ГУ в течение рабочего дня обязаны носить бейджи с указанием Ф.И.О., занимаемой должности.

2.15 Временное отсутствие на рабочем месте сотрудника на непродолжительное время может быть разрешено только начальником ГУ.

2.16 Порядок работы ГУ:

В ГУ установлен следующий режим работы: начало работы в 09-00 часов, окончание в 18-00 часов, обеденный перерыв с 13.00 до 14.00 часов.

Регистрацию временного отсутствия сотрудников ГУ осуществляет ответственный сотрудник. Сотрудник, находящийся в связи с выполнением должностных обязанностей за пределами ГУ должен в 09.00 часов быть на рабочем месте, сделать запись в специальном журнале, получив задание исполнять его за пределами ГУ, к 17-00 часам вернуться в ГУ, о чем сделать запись в специальном журнале.

Допуск в здание сотрудников в выходные и праздничные дни осуществляется в силу служебной необходимости и по письменному согласованию с начальником ГУ. Без согласования начальника ГУ, допуск в здание ГУ в выходные и праздничные дни запрещен.

3  Порядок подготовки и оформления нормативных правовых актов

3.1 Подготовка проектов нормативных правовых актов осуществляется на основании и во исполнение Конституции Республики Казахстан, законов, актов Президента и иных нормативных правовых актов.

3.2  Подготовка проектов нормативных правовых актов осуществляется на государственном и русском языках с соблюдением требований Законов РК «О нормативных правовых актах», «О языках в Республике Казахстан», «Об административных процедурах», Инструкции по делопроизводству в Канцелярии, утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 января 2001 года № 168, Инструкции по подготовке, оформлению и согласованию нормативных правовых актов центральных и местных государственных органов (юридическая техника), утвержденной приказом Министра юстиции Республики Казахстан от 25 сентября 2002 года №142 , зарегистрированный в министерстве юстиции Республики Казахстан 27 сентября 2002 года № 1985, и настоящего Регламента.

Приложения к проектам, подготовленные на государственном языке, составляются согласно казахскому алфавиту.

3.3 Вносимые на подпись акиму города проекты решений и распоряжений должны быть согласованы с курирующими заместителями акима города, руководителем аппарата, юридической службой и другими заинтересованными ГУ города.

Согласование осуществляется путем визирования.

Проект документа, выполнение которого требует финансового обеспечения, обязательно согласовывается с финансовыми органами.

Визы согласования проставляются на первом экземпляре проекта.

В случае несогласия с проектом все возражения представляются в письменном виде.

3.4 В проекте решения, распоряжения акима должны быть указаны конкретные сроки и ответственные за исполнение.

3.5 К подготовленному проекту решения, распоряжения исполнителем составляется справка, в которой должно быть изложено краткое содержание вопроса и обоснование необходимости принятия данного документа.

3.6 Если подготовка решения или распоряжения поручается нескольким ГУ, то координацию и обобщение материалов осуществляет ГУ (начальник), указанный в поручении первым по согласованию с соисполнителями.

Проект нормативного акта не должен превышать 5 страниц текста, напечатанного через 2 интервала на государственном и русском языках.

3.7 Проект решения, распоряжения акима, если он подготовлен подведомственными организациями, представляется в соответствующий отдел аппарата акима города с соблюдением всех вышеуказанных требований.

3.8 Окончательно отработанный проект решения или распоряжения акима на государственном и русском языках печатается на бланке установленного образца и со всеми визами представляется на подпись акиму города через руководителя аппарата.

3.9 Ответственность за качественное и своевременное оформление решения или распоряжения акима на всех стадиях его прохождения в аппарате несет начальник ГУ.

3.10 Подлинник решения или распоряжения, подписанный акимом города передается в отдел контроля и документационного обеспечения с приложенным к нему указателем рассылки, составленным исполнителем и подписанным начальником ГУ.

3.11 Нормативные правовые акты акима города, подлежащие государственной регистрации и опубликованию в СМИ, направляются в отдел государственно-правовой работы для соответствующей работы и учета.

 

4  Контроль за организацией исполнения поручений начальника ГУ

4.1 Контроль за организацией исполнения поручений начальника ГУ по служебным документам возлагается на специалистов ГУ, в зависимости от сути вопроса.

4.2 Срок исполнения поручения, в котором не определены конкретные сроки исполнения, устанавливаются продолжительностью не более одного месяца со дня дачи поручения.

4.3 Исполнение поручения, данного нескольким исполнителям, координирует должностное лицо, указанное первым в списке исполнителей.

4.4 Должностные лица, указанные в списке вторыми и далее, направляют информацию об исполнении поручения должностному лицу, координирующему исполнение.

4.5 Должностное лицо, координирующее исполнение поручения, обобщает поступающую информацию об исполнении и вносит предложения для принятия соответствующего решения начальнику ГУ.

4.6 В случае необходимости дополнительного времени для исполнения поручения исполнитель обращается к должностному лицу, давшему поручение, о продлении срока исполнения с изложением обоснованных причин.

4.7 Контроль за исполнением поручений производится путем:

-          истребования информации об исполнении;

-          различных форм документационной проверки;

-          проверки с выездом на место;

-          заслушивания и обсуждения информации и отчетов об исполнении;

-          другими, не противоречащими законодательству способами.

4.8 Контроль производится по параметрам:

-          своевременности, качества и полноты исполнения;

-          соблюдения требований законодательства при исполнении.

4.9 Снятие с контроля, продление сроков исполнения, назначение дополнительного контроля по исполнению поручения осуществляется начальником ГУ.

4.10 Основанием для снятия с контроля, продления сроков исполнения, назначения дополнительного контроля служит документ установленной формы – служебная записка, докладная записка, справка, информация за подписью начальника ГУ.

Документы для снятия с контроля, продления сроков исполнения поступают специалисту, ответственному за делопроизводство и после их регистрации передаются начальнику ГУ.

5  Порядок рассмотрения обращений граждан

5.1 Ответственность за организацию работы с обращениями граждан в ГУ возложено на специалистов ГУ.

5.2 Организация работы с обращениями граждан в ГУ осуществляется в соответствии с Указом Президента Республики Казахстан «О порядке рассмотрения обращений граждан», Законом Республики Казахстан «Об административных процедурах».

5.3 Регистрация обращений граждан, поступивших в ГУ, ведется  в день их поступления, которые рассматриваются руководством в 3-х дневный срок. Указание об исполнении, как правило, дается в форме резолюции начальника ГУ.

5.4 Обращения граждан рассматриваются и по ним принимаются решения в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие дополнительного изучения и проверки не позднее 15 дней. В тех случаях, когда необходимо проведение дополнительной проверки, сроки могут быть продлены, но не более чем на один месяц, о чем сообщается заявителю.

5.5 Обращения граждан считаются разрешенными, когда рассмотрены поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны ответы заявителям. Если решение вопросов переносится на длительный срок, то обращение ставится на дополнительный контроль до окончательного исполнения.

5.6 Основанием для снятия с контроля поступившего обращения является документ установленной формы (служебная записка, справка) отдела-исполнителя о результатах его рассмотрения с приложением материалов предыдущих проверок или исчерпывающий ответ заявителю.

5.7 Начальник ГУ еженедельно проводят прием граждан по личным вопросам согласно утвержденному графику.

5.8 Запись граждан, обратившихся по личным вопросам, производится закрепленным специалистом.

Учет приема посетителей ведется по карточкам с указанием фамилии, имени, отчества, места работы и должности, домашнего адреса, краткого содержания обращения, поручения и результатов рассмотрения.

5.9 Во время приема заявление или жалоба излагаются в письменной форме, и с ними ведется работа как с письменными обращениями.

6  Организация машинописных и копировально-множительных работ

6.1 Машинописные работы в ГУ выполняются на компьютерах, имеющихся у каждого сотрудника ГУ.

6.2 Все исполнители машинописных работ несут личную ответственность за правильное использование полученных официальных бланков аппарата акима.

7 Заключение

7.1 Все сотрудники ГУ, включая начальника ГУ обеспечивают строгое соблюдение настоящего Регламента.